Dosen Unpam Latih Digitalisasi Administrasi Keuangan Museum Bahari

BESTTANGSEL.COM, JAKARTA- Dosen Program Studi Administrasi Perkantoran D III, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pamulang (Unpam), memperkuat kompetensi sumber daya manusia (SDM) di Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta melalui pelatihan digitalisasi administrasi dan pengelolaan keuangan berbasis teknologi digital.

Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) bertajuk “Penguatan Kompetensi Sumber Daya Manusia melalui Digitalisasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan di Kantor Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta” tersebut berlangsung selama tiga hari, pada 8–10 Oktober 2026.

Pelatihan dilaksanakan melalui penyampaian materi, praktik, simulasi, diskusi, dan pendampingan. Kegiatan ini bertujuan meningkatkan pemahaman serta keterampilan pegawai dalam melakukan pencatatan keuangan, mengelola bukti transaksi, dan menyimpan dokumen administrasi secara digital agar lebih tertib, aman, serta mudah ditemukan kembali.

Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran D III Unpam, Desilia Purnama Dewi, S.E., M.M., mengatakan kegiatan tersebut merupakan bentuk penerapan ilmu administrasi perkantoran untuk menjawab kebutuhan nyata di lingkungan kerja.

“Kompetensi manajemen keuangan merupakan keterampilan penting dalam administrasi perkantoran. Melalui kegiatan ini, pengetahuan yang dipelajari di perguruan tinggi dapat diterapkan untuk menjawab kebutuhan mitra, terutama dalam membangun pengelolaan administrasi keuangan digital yang tertib, teliti, dan mudah ditelusuri,” ujar Desilia.

Kepala Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta, Mis Ari, M.Hum., menyambut baik kolaborasi tersebut. Menurutnya, penataan dokumen administrasi dan bukti keuangan berperan penting dalam menunjang kelancaran pekerjaan serta mendukung pertanggungjawaban organisasi.

“Penyimpanan bukti keuangan yang tertata dengan baik akan membantu pegawai menemukan informasi saat diperlukan dan mendukung kelancaran pekerjaan. Kami berharap materi serta praktik yang dibagikan dalam kegiatan ini dapat menjadi masukan bagi penguatan administrasi di lingkungan Museum Kebaharian Jakarta,” ungkap Mis Ari.

Sementara itu, Kepala Subbagian Tata Usaha Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta, M. Ismail Fahreza, S.T., M.T., Tr.IP., menekankan bahwa penguatan administrasi juga memiliki keterkaitan dengan upaya pelestarian sejarah dan pengembangan museum sebagai ruang pembelajaran.

Ia menjelaskan, peninggalan bersejarah yang dikelola museum mencakup bangunan Museum Bahari dan Menara Syahbandar, koleksi kebaharian seperti perahu, model kapal dan alat navigasi, serta peninggalan arkeologi di kawasan Onrust. Selain itu, artefak, arsip, dan foto sejarah turut menjadi sumber informasi mengenai perjalanan masyarakat dan aktivitas maritim Jakarta.

“Peninggalan bersejarah yang kami kelola mencakup bangunan bersejarah Museum Bahari dan Menara Syahbandar, koleksi kebaharian seperti perahu, model kapal dan alat navigasi, serta peninggalan arkeologi di kawasan Onrust. Artefak, arsip, dan foto sejarah juga membantu menjelaskan perjalanan masyarakat serta kegiatan maritim Jakarta. Pelestarian peninggalan tersebut perlu didukung dokumentasi yang tertib agar informasi sejarahnya dapat dipelajari dan diwariskan kepada generasi berikutnya,” jelas Ismail.

Menurutnya, kerja sama dengan perguruan tinggi juga membuka peluang bagi mahasiswa untuk mengenal pengelolaan museum secara langsung melalui kegiatan magang. Mahasiswa dapat mempelajari pekerjaan administrasi, dokumentasi, pelayanan informasi, hingga edukasi pengunjung sesuai bidang keilmuan dan penugasan yang diberikan.

“Kolaborasi dengan perguruan tinggi memberi ruang bagi museum untuk menjadi tempat belajar dan magang mahasiswa. Melalui kegiatan magang, mahasiswa dapat mengenal pekerjaan museum secara langsung, mulai dari administrasi dan dokumentasi hingga pelayanan informasi dan edukasi pengunjung, sesuai bidang keilmuan serta penugasan yang diberikan. Kami berharap kerja sama dengan Universitas Pamulang dapat mempertemukan kebutuhan museum dengan pengetahuan dan keterampilan yang dikembangkan di kampus,” katanya.

Ismail berharap kegiatan pengabdian kepada masyarakat tersebut memberikan manfaat nyata bagi pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, khususnya dalam penataan arsip fisik dan digital di bidang keuangan, kemudahan pencarian dokumen, serta peningkatan keterampilan pegawai.

“Kami berharap pengabdian kepada masyarakat ini menghasilkan manfaat yang dapat diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari, terutama penataan arsip fisik dan digital, terutama di bidang keuangan, kemudahan penemuan kembali dokumen, serta peningkatan keterampilan pegawai. Administrasi yang tertib akan membantu pelayanan museum, mendukung dokumentasi koleksi dan kegiatan, serta menyediakan lingkungan belajar yang lebih baik bagi mahasiswa magang dan masyarakat,” ujarnya.

Pelatihan Berlangsung Tiga Hari

Pada hari pertama, Kamis (8/10/2026), Nur Rachmah Wahidah, M.M., menyampaikan materi mengenai dasar-dasar administrasi keuangan digital. Peserta mendapatkan pemahaman tentang pemanfaatan teknologi digital untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran, menyusun laporan keuangan, serta menyimpan bukti transaksi.

Materi tersebut juga membahas pentingnya menjaga keamanan data dan akun digital, mengingat penggunaan teknologi dalam administrasi keuangan memiliki risiko, termasuk pencurian data dan penipuan daring. Karena itu, pencatatan transaksi yang akurat dan pengamanan informasi menjadi bagian penting dalam penerapan sistem keuangan digital.

Pada hari kedua, Jumat (9/10/2026), Nani Nuraini Sarah, M.Si., memberikan materi mengenai bukti transaksi dan pengelolaannya dalam administrasi keuangan.

Bukti transaksi, seperti kuitansi, nota pembelian, faktur, bukti transfer bank, dan struk pembayaran, merupakan dokumen yang menunjukkan terjadinya aktivitas keuangan. Dokumen tersebut menjadi dasar pencatatan dan penyusunan laporan keuangan sekaligus mendukung proses pemeriksaan dan pertanggungjawaban penggunaan dana.

Peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai pentingnya menyimpan bukti transaksi secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Penyimpanan yang tertata dapat mempermudah pencarian dokumen ketika diperlukan dan mengurangi risiko kehilangan bukti transaksi.

Pada hari ketiga, Sabtu (10/10/2026), kegiatan difokuskan pada simulasi terpadu dan pendampingan. Peserta berlatih menerapkan pengelolaan keuangan secara digital, membahas potensi kesalahan dalam penyimpanan dokumen, serta mendiskusikan alternatif penyelesaiannya.

Sesi tersebut juga diarahkan untuk menyusun alur kerja sederhana yang dapat digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan administrasi keuangan sehari-hari.

Melalui kegiatan ini, tim pengabdi mendorong penerapan pola klasifikasi, penamaan, penyimpanan, pencatatan, dan pengamanan dokumen keuangan digital secara konsisten. Pemanfaatan Google Workspace dan kecerdasan buatan (AI), sesuai kebutuhan serta kesiapan pengguna, juga menjadi bagian dari upaya mendorong digitalisasi administrasi.

Penerapan sistem tersebut diharapkan dapat mendukung tertib administrasi, meningkatkan efisiensi kerja, serta mempermudah penelusuran dokumen di lingkungan Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta.

Kegiatan ini sekaligus menjadi bentuk kolaborasi antara perguruan tinggi dan pengelola museum dalam menerapkan keilmuan administrasi perkantoran untuk menjawab kebutuhan organisasi. Ke depan, tindak lanjut dapat dilakukan melalui penerapan prosedur kerja yang disepakati, evaluasi berkala, dan pendampingan sesuai kebutuhan pengelolaan administrasi keuangan digital.

Penulis: Desilia Purnama Dewi, Nur Rachmah Wahidah & Nani Nuraini Sarah (Dosen Program Studi Administrasi Perkantoran D III, Universitas Pamulang)