Dosen Administrasi Perkantoran D III UNPAM Perkuat Kompetensi Kearsipan di Museum Kebaharian Jakarta

BESTTANGSEL.COM, JAKARTA — Dosen Program Studi Administrasi Perkantoran D III, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pamulang, melaksanakan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) bertajuk “Penguatan Kompetensi Sumber Daya Manusia dalam Pengelolaan Kearsipan untuk Mewujudkan Tertib Administrasi Organisasi di Kantor Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta”. Kegiatan berlangsung selama tiga hari, pada 8–10 Oktober 2026, melalui edukasi, pelatihan, praktik, simulasi, diskusi, dan pendampingan.

Kegiatan ini bertujuan memperkuat pemahaman serta keterampilan pegawai dalam mengelola arsip secara sistematis. Arsip tidak hanya berupa dokumen yang disimpan, tetapi juga sumber informasi, bukti pelaksanaan kegiatan, dan bahan pertanggungjawaban organisasi. Pengelolaan arsip yang tertib membantu proses pencarian dokumen, menjaga keamanan informasi, serta mendukung kelancaran pelayanan dan pengambilan keputusan.

Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran D III, Desilia Purnama Dewi, S.E., M.M., menekankan relevansi kegiatan dengan penerapan keilmuan administrasi perkantoran di lingkungan kerja. “Kompetensi kearsipan merupakan keterampilan penting dalam administrasi perkantoran. Melalui kegiatan ini, pengetahuan yang dipelajari di perguruan tinggi dapat diterapkan untuk menjawab kebutuhan mitra, terutama dalam membangun pengelolaan dokumen yang tertib, teliti, dan mudah ditelusuri,” ujar Desilia dalam draf pernyataan untuk artikel ini.

Kepala Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta, Mis Ari, M.Hum., menjadi representasi mitra dalam kolaborasi kegiatan. Ia menyoroti pentingnya sistem pengelolaan dokumen yang mendukung pelaksanaan tugas kelembagaan. “Arsip yang tertata dengan baik akan membantu pegawai menemukan informasi saat diperlukan dan mendukung kelancaran pekerjaan. Kami berharap materi serta praktik yang dibagikan dalam kegiatan ini dapat menjadi masukan bagi penguatan administrasi di lingkungan Museum Kebaharian Jakarta,” demikian rancangan kutipan Mis Ari.

Ketua pengabdi, Harjoyo, S.E., M.M., menjelaskan bahwa pengelolaan arsip merupakan rangkaian proses yang saling berkaitan, mulai dari identifikasi, klasifikasi, penyimpanan, pencatatan penggunaan, hingga penemuan kembali. “Kearsipan tidak berhenti pada kegiatan menyimpan dokumen. Arsip perlu dikelompokkan, diberi identitas, dijaga keamanannya, dan diatur agar dapat ditemukan kembali dengan cepat. Kunci keberhasilannya adalah prosedur yang sederhana dan dijalankan secara konsisten,” tutur Harjoyo dalam rancangan kutipan.

Pada hari pertama, Kamis (8/10/2026), narasumber Waluyo, S.Pd., M.M., menyampaikan materi pemahaman dasar kearsipan. Materi mencakup konsep dan fungsi arsip, jenis dan bentuk arsip, pengelompokan, sistem penyimpanan, prinsip penemuan kembali, serta pemeliharaan arsip. “Sebelum melakukan penataan, pegawai perlu memahami terlebih dahulu fungsi dan jenis arsip yang dikelola. Pengelompokan yang tepat akan memudahkan penyimpanan sekaligus mempercepat pencarian ketika dokumen dibutuhkan,” menjadi usulan kutipan Waluyo untuk menguatkan penjelasan materi hari pertama.

Hari kedua, Jumat (9/10/2026), narasumber Sugiyarto, S.E., M.M., menyampaikan praktik pengelolaan arsip fisik dan digital. Peserta mempelajari identifikasi dokumen, pengelompokan dan pemberian kode, penataan arsip fisik, penyusunan struktur folder, serta penamaan berkas digital secara konsisten. “Penguatan kompetensi sumber daya manusia menjadi kunci keberhasilan pengelolaan arsip, termasuk arsip digital. Pegawai perlu memiliki keterampilan menyusun struktur folder, memberi nama berkas secara konsisten, dan mengelola versi dokumen. Jika kemampuan tersebut diterapkan dengan prosedur yang seragam, proses penemuan kembali arsip dapat berlangsung lebih cepat dan risiko duplikasi maupun kesalahan penggunaan dokumen dapat dikurangi,” demikian rancangan kutipan Sugiyarto.

Pada hari ketiga, Sabtu (10/10/2026), kegiatan difokuskan pada simulasi terpadu dan pendampingan. Peserta berlatih menjalankan alur pengelolaan arsip dari identifikasi hingga penyimpanan dan penemuan kembali. Sesi ini juga digunakan untuk membahas kemungkinan kesalahan penyimpanan, mendiskusikan alternatif penyelesaian, dan menyusun alur kerja sederhana yang dapat dijadikan acuan dalam kegiatan administrasi sehari-hari.

Melalui kegiatan ini, tim pengabdi mendorong agar pengetahuan yang diperoleh tidak berhenti pada sesi pelatihan, tetapi diterapkan secara konsisten dalam pekerjaan. Penerapan pola klasifikasi, penamaan, penyimpanan, pencatatan, dan pengamanan arsip yang disepakati bersama diharapkan dapat mendukung tertib administrasi di Kantor Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta.

Kegiatan ini menjadi wujud kolaborasi antara perguruan tinggi dan mitra dalam menerapkan keilmuan administrasi perkantoran pada kebutuhan nyata organisasi. Tindak lanjut dapat dilakukan melalui penerapan prosedur sederhana, evaluasi berkala, dan pendampingan sesuai kebutuhan pengelolaan arsip fisik maupun digital.

(Penulis: Harjoyo, Dosen Program Studi Administrasi Perkantoran D III, Universitas Pamulang)