BESTTANGSEL.COM, Jakarta- Pengelolaan dan perlindungan arsip menjadi bagian penting dalam menjaga keberlanjutan informasi sejarah dan warisan kebaharian Jakarta. Hal tersebut menjadi fokus kegiatan pengabdian kepada masyarakat (PKM) yang dilaksanakan oleh dosen Universitas Pamulang (Unpam), Turkamun, S.H., M.H., dan Dr. jur. Rizal Sofyan Gueci, melalui edukasi hukum kepada pegawai Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta.

Kegiatan yang bekerja sama dengan Museum Bahari Jakarta, berlokasi di Jalan Pasar Ikan 1, Sunda Kelapa, Jakarta Utara, ini bertujuan meningkatkan pemahaman pegawai mengenai kedudukan arsip, tata cara pengelolaan, serta aspek hukum perlindungan dokumen yang memiliki nilai sejarah dan kebudayaan.

Dalam kegiatan tersebut, arsip tidak hanya diperkenalkan sebagai dokumen administratif yang perlu disimpan, tetapi juga sebagai sumber informasi, identitas kelembagaan, bahan pertanggungjawaban, serta bagian dari memori kolektif masyarakat.

Pemahaman ini dinilai penting bagi pengelola museum, mengingat berbagai dokumen yang berkaitan dengan koleksi, penelitian, kegiatan edukasi, administrasi, dan sejarah kawasan memiliki potensi nilai historis yang perlu dijaga.

Arsip sebagai Sumber Pengetahuan Sejarah Kebaharian

Jakarta memiliki perjalanan sejarah panjang yang berkaitan erat dengan aktivitas pelayaran, perdagangan, pelabuhan, dan kehidupan masyarakat pesisir. Berbagai aktivitas tersebut meninggalkan jejak sejarah yang menjadi bagian dari identitas kebaharian Jakarta.

Museum Bahari Jakarta memiliki peran strategis dalam menjaga dan menyampaikan pengetahuan mengenai sejarah tersebut kepada masyarakat. Karena itu, pengelolaan arsip menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung pelestarian informasi dan pengembangan narasi sejarah kebaharian.

Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta sendiri memiliki cakupan pengelolaan yang tidak hanya meliputi Museum Bahari, tetapi juga Museum Arkeologi Onrust, yang mencakup Pulau Onrust, Pulau Kelor, Pulau Cipir, dan Situs Pulau Bidadari, serta Situs Marunda yang meliputi Rumah Si Pitung dan Masjid Al-Alam.

Luasnya cakupan pengelolaan tersebut membuat jenis dan karakter informasi yang harus dijaga menjadi beragam. Dokumen terkait koleksi, kegiatan museum, dokumentasi, penelitian, serta sejarah situs memerlukan sistem pengelolaan yang tertib agar informasi di dalamnya tetap terjaga dan dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan.

Tanpa pengelolaan yang baik, arsip berisiko mengalami kerusakan, kehilangan konteks sejarah, kesulitan dalam proses temu kembali, hingga hilangnya informasi penting yang berkaitan dengan warisan kebaharian.

Pengelolaan Arsip dalam Perspektif Hukum

Dalam perspektif hukum, pengelolaan arsip memiliki landasan utama melalui Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 sebagai peraturan pelaksanaannya.

Regulasi tersebut menegaskan pentingnya penyelenggaraan kearsipan yang menjamin ketersediaan arsip autentik, utuh, dan terpercaya. Dengan demikian, pengelolaan arsip tidak hanya berkaitan dengan kegiatan penyimpanan, tetapi juga mencakup pemeliharaan, penggunaan, serta perlindungan informasi.

Selain itu, pelindungan arsip yang memiliki nilai sejarah dan kebudayaan juga berkaitan dengan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2017 tentang Pemajuan Kebudayaan.

Undang-undang tersebut menempatkan pelindungan, pengembangan, pemanfaatan, dan pembinaan sebagai bagian dari upaya pemajuan kebudayaan. Dalam konteks museum, arsip menjadi salah satu sumber pengetahuan yang dapat mendukung keberlanjutan identitas dan sejarah masyarakat.

Pengelolaan museum juga memiliki landasan hukum melalui Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2015 tentang Museum dan Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 24 Tahun 2022 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2015 tentang Museum.

Sementara itu, secara kelembagaan, Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 323 Tahun 2016 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta.

Edukasi Hukum Melalui Pendekatan Praktis

Kegiatan edukasi hukum ini berangkat dari pemahaman bahwa tantangan pengelolaan arsip bukan hanya berkaitan dengan keberadaan dokumen, tetapi juga bagaimana pengetahuan hukum mengenai arsip diterapkan dalam kegiatan sehari-hari.

Dokumen yang awalnya dianggap sebagai bagian dari administrasi rutin dapat memiliki nilai historis ketika dikaitkan dengan peristiwa, koleksi, atau perkembangan suatu lembaga. Sebaliknya, dokumen yang memiliki nilai sejarah dapat kehilangan manfaatnya apabila tidak dilengkapi identitas, konteks penciptaan, dan sistem penyimpanan yang memadai.

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, program edukasi menggunakan pendekatan “Kenali–Kelola–Lindungi–Wariskan”.

Pendekatan ini mencakup empat tahapan utama, yaitu mengenali kedudukan arsip dan membedakannya dari dokumen biasa, memahami prinsip dasar pengelolaan arsip, mempelajari aspek hukum terkait perlindungan, akses, penggunaan, dan keamanan informasi, serta menghubungkan pengelolaan arsip dengan upaya menjaga warisan kebaharian Jakarta.

Melalui pendekatan tersebut, edukasi tidak hanya berfokus pada penyampaian materi hukum secara teoritis, tetapi juga diarahkan pada pembentukan kebiasaan pengelolaan informasi yang lebih tertib dan sesuai ketentuan.

Buku Pedoman untuk Mendukung Keberlanjutan Program

Sebagai bentuk dukungan terhadap keberlanjutan kegiatan, program pengabdian kepada masyarakat ini menghasilkan Buku Pedoman Mitra “Arsip Kebaharian Terlindungi”.

Buku pedoman tersebut dirancang sebagai panduan praktis bagi pegawai museum dalam memahami prinsip hukum kearsipan, alur pengelolaan, klasifikasi dasar, daftar periksa perlindungan, serta prosedur operasional yang dapat diterapkan dalam kegiatan sehari-hari.

Keberadaan buku pedoman diharapkan dapat membantu mitra mempertahankan pengetahuan yang diperoleh selama kegiatan sekaligus menjadi bahan edukasi internal bagi pegawai baru maupun pihak lain yang berinteraksi dengan dokumen dan arsip museum.

Melalui kegiatan ini, Turkamun, S.H., M.H., dan Dr. jur. Rizal Sofyan Gueci berharap edukasi hukum mengenai pengelolaan dan perlindungan arsip dapat meningkatkan literasi hukum pegawai Unit Pengelola Museum Kebaharian Jakarta.

Lebih jauh, kegiatan ini diharapkan memperkuat kesadaran bahwa arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan sumber pengetahuan yang memiliki nilai historis, edukatif, sosial, dan kebudayaan.

Dengan pengelolaan yang tertib dan perlindungan yang tepat, arsip kebaharian dapat terus menjadi sumber informasi bagi generasi mendatang sekaligus mendukung pelestarian warisan sejarah maritim Jakarta.

(penulis/Turkamun, S.H., M.H., dan Dr. jur. Rizal Sofyan Gueci) 

Leave a Reply